عبقري CRM — دليل الاستخدام

1نظرة عامة

عبقري CRM منصة لإدارة علاقات العملاء متعددة المستأجرين. تُسجّل كل شركة للحصول على مساحة عمل خاصة بها ببيانات معزولة. داخل مساحة العمل تدير دورة المبيعات كاملة وتدعو فريقك، ولكل عضو دور يتحكم بدقة فيما يمكنه رؤيته والقيام به.

دورة عمل الـ CRM

تسير الرحلة المعتادة داخل عبقري CRM على النحو التالي:

1. العملاء — الحسابات والشركات التي تتعامل معها.
2. جهات الاتصال — الأشخاص العاملون لدى هؤلاء العملاء.
3. العملاء المحتملون — الفرص التجارية التي تلتقطها وتؤهّلها.
4. التحويل — يتحوّل العميل المحتمل المؤهَّل إلى عميل وفرصة بيع.
5. الفرص — الصفقات النشطة التي تنقلها عبر مراحل خط المبيعات حتى الفوز أو الخسارة.
6. المهام — المتابعات والمكالمات والمهام التي تدفع كل صفقة للأمام.
7. الملاحظات والنشاط — السجل المتواصل الذي يبقي الجميع على اطلاع.

2البداية: التسجيل واختيار الخطة

الشخص الذي يقوم بالتسجيل يُنشئ مساحة العمل ويصبح تلقائيًا مدير مساحة العمل (tenant-admin) — أي المالك الذي يمكنه بعد ذلك دعوة المستخدمين وإسناد الأدوار.

أنشئ حسابك

1. افتح الموقع واضغط ابدأ الآن، أو انتقل مباشرة إلى قسم الأسعار واختر خطة.
2. في صفحة التسجيل، أدخل اسمك الكامل، واسم مساحة العمل (شركتك)، وبريدك الإلكتروني وكلمة مرور (8 أحرف على الأقل).
3. اختر خطة — مجانية أو احترافية أو أعمال. إذا اخترت خطة من صفحة الأسعار ستكون محددة مسبقًا.
4. وافق على الشروط ثم أرسل. تُنشأ مساحة عملك وحساب المدير والاشتراك فورًا.

فترتك التجريبية

تبدأ الخطط المدفوعة بفترة تجريبية (14 يومًا افتراضيًا). خلال الفترة التجريبية تحصل على وصول كامل لمميزات الخطة. أما الخطة المجانية فلا حدّ زمني لها.

اختيار الخطة المناسبة

3لوحة تحكم الـ CRM

بعد تسجيل الدخول تصل إلى لوحة التحكم — لمحة سريعة عن قيمة خط مبيعاتك، والعملاء المحتملين المفتوحين، والمهام المستحقة، والنشاط الأخير. استخدم الشريط الجانبي للتنقل بين العملاء وجهات الاتصال والعملاء المحتملين والفرص وخطوط المبيعات والمهام.

• يُظهر الشريط الجانبي الأقسام التي يسمح بها دورك فقط.
• يمكنك تبديل الواجهة بين العربية والإنجليزية في أي وقت من مبدّل اللغة.
• يظهر اسم مساحة العمل والعلامة التجارية في الأعلى ليعرف أعضاء الفريق دائمًا مساحة العمل التي يعملون بها.

4إدارة العملاء

العملاء هم الشركات أو الحسابات التي تتعامل معها. وهم المرتكز الذي ترتبط به جهات الاتصال والفرص والمهام.

إضافة عميل

1. انتقل إلى العملاء واضغط عميل جديد.
2. أدخل بيانات الشركة — الاسم والبريد والهاتف وأي عنوان أو ملاحظات.
3. احفظ. يظهر العميل الآن في قائمتك ويمكن ربطه بجهات الاتصال والفرص.

إجراءات يومية

• عرض العميل لرؤية جهات اتصاله وفرصه وسجلّه في مكان واحد.
• تعديل لإبقاء البيانات محدّثة.
• تصدير قائمة عملائك (متاح للأدوار التي تملك صلاحية التصدير).
• حذف عميل لم تعد بحاجته (للمديرين فقط).

5إدارة جهات الاتصال

جهات الاتصال هم الأشخاص الذين تتعامل معهم — غالبًا موظفون لدى أحد العملاء. دقّة بيانات جهات الاتصال تضمن وصول كل مكالمة وبريد ومهمة إلى الشخص الصحيح.

1. افتح جهات الاتصال واضغط جهة اتصال جديدة.
2. أدخل اسم الشخص ومسماه الوظيفي وبريده وهاتفه، واربطه بعميل.
3. احفظ. يمكنك الآن ربط جهة الاتصال هذه بالعملاء المحتملين والفرص والمهام.

6التقاط العملاء المحتملين وتحويلهم

العميل المحتمل هو فرصة تجارية لم تُؤهَّل بعد. تلتقط العملاء المحتملين وتعمل عليهم، وعندما ينضج أحدهم تحوّله إلى عميل وفرصة بيع.

إنشاء عميل محتمل وتأهيله

1. انتقل إلى العملاء المحتملون واضغط عميل محتمل جديد.
2. أضف بياناته — الاسم والشركة ومعلومات الاتصال والمصدر والقيمة المتوقعة.
3. أسنِد العميل المحتمل إلى أحد أعضاء الفريق (الأدوار التي تملك صلاحية الإسناد) لتحديد المسؤولية بوضوح.
4. اعمل عليه: سجّل المكالمات والملاحظات، وحدّث حالته مع تقدّمه.

تحويل عميل محتمل

عندما يصبح العميل المحتمل مؤهَّلًا وجاهزًا ليصير صفقة، استخدم تحويل. يحوّل ذلك العميل المحتمل إلى عميل (وجهة اتصال) ويفتح فرصة بيع لتتبع الصفقة حتى الإغلاق.

7خطوط المبيعات والمراحل

خط المبيعات هو مجموعة المراحل التي تمرّ بها الصفقة — مثل: التأهيل ← العرض ← التفاوض ← فوز/خسارة. تتيح لك خطوط المبيعات رؤية موقع كل فرصة بدقة.

1. افتح خطوط المبيعات (يمكن للمديرين إنشاؤها وتعديلها).
2. أنشئ خط مبيعات وحدّد مراحله بالترتيب الذي تتحرك به الصفقات.
3. اضبط خط المبيعات الافتراضي الذي يستخدمه فريقك للفرص الجديدة.

• يمكن للمديرين ومندوبي المبيعات عرض خطوط المبيعات وتحريك الصفقات خلالها.
• المديرون فقط من يمكنهم إنشاء خطوط المبيعات ومراحلها أو إعادة تسميتها أو ترتيبها أو حذفها.

8العمل على الفرص (الصفقات)

الفرصة هي صفقة نشطة لها قيمة وموعد إغلاق متوقع. هنا يحدث البيع — تنقل كل فرصة عبر مراحل خط مبيعاتك حتى تصبح مكسوبة أو مخسورة.

إنشاء صفقة وتقديمها

1. أنشئ فرصة من الفرص ← جديدة، أو بتحويل عميل محتمل.
2. حدّد قيمتها، والعميل/جهة الاتصال التابعة لها، ومرحلتها الحالية.
3. مع تقدّم الصفقة، غيّر المرحلة لتعكس الواقع — يحدّث ذلك خط مبيعاتك وتوقعاتك.
4. أسنِد الفرصة إلى مالك لتكون المسؤولية واضحة دائمًا.
5. ضع علامة مكسوبة أو مخسورة عند إغلاقها.

9المهام والمتابعات

المهام هي الإجراءات التي تُبقي الصفقات متحركة — مكالمات واجتماعات ورسائل وتذكيرات. يمكن أن تكون مستقلة أو مرتبطة بعميل أو عميل محتمل أو فرصة.

إنشاء مهمة وإسنادها

1. افتح المهام واضغط مهمة جديدة.
2. امنحها عنوانًا وتاريخ استحقاق وأولوية، واربطها بالعميل أو العميل المحتمل أو الفرصة ذات الصلة.
3. أسنِدها إلى أحد أعضاء الفريق (الأدوار التي تملك صلاحية الإسناد). تظهر المهمة في قائمته.
4. عند إنجاز العمل، ضع علامة مكتملة على المهمة.

من يرى أي المهام

• يرى المديرون كل المهام عبر الفريق (عرض الكل).
• يرى مندوبو المبيعات والدعم المهام المسندة إليهم والمهام التي ينشئونها.
• أي شخص يملك صلاحية الإكمال يمكنه إغلاق المهمة بعد الانتهاء منها.

10الملاحظات وسجل النشاط

تتيح لك الملاحظات تسجيل السياق — ملخّص مكالمة، نتيجة اجتماع، اعتراض — مباشرة على العميل أو العميل المحتمل أو الفرصة. ويسجّل سجل النشاط تلقائيًا التغييرات المهمة لتبقى لديك دائمًا سلسلة لما حدث ومتى.

• أضف الملاحظات أثناء عملك ليبقى السياق ملتصقًا بالسجل، لا في بريد أحدهم.
• يستطيع المديرون عرض سجل نشاط مساحة العمل كاملًا؛ ويستطيع كل عضو رؤية نشاطه الخاص.
• يمكن للمديرين تصدير النشاط لأغراض التدقيق.

11فريقك: المستخدمون والأدوار والصلاحيات

بصفتك مدير مساحة العمل تبني فريقك بدعوة المستخدمين ومنح كلٍّ منهم دورًا. الدور حزمة من الصلاحيات تحدّد ما يمكن لهذا الشخص رؤيته والقيام به. وتحدّد خطة اشتراكك عدد المستخدمين الذين يمكنك إضافتهم.

دعوة مستخدم

1. انتقل إلى المستخدمون (أو الدعوات) واضغط دعوة.
2. أدخل بريد الشخص واختر دورًا (مدير، مندوب مبيعات، دعم، أو مشاهد).
3. أرسل الدعوة. سيصله رابط لتعيين كلمة مروره والانضمام إلى مساحة عملك.
4. يمكنك إعادة إرسال أو إلغاء دعوة معلّقة في أي وقت.

إدارة المستخدمين الحاليين

• غيّر دور المستخدم مع تغيّر مسؤولياته.
• عطّل مستخدمًا لحجب وصوله دون حذف سجلّه، ويمكنك تفعيله لاحقًا.
• احذف المستخدمين الذين لم تعد بحاجتهم (يفرّغ ذلك مقعدًا ضمن حد خطتك).

12مرجع صلاحيات الأدوار

هذه هي الأدوار المدمجة للمستأجر التي يمكنك إسنادها لفريقك. مدير مساحة العمل هو المالك الذي يُنشأ عند التسجيل ويملك تحكمًا كاملًا في مساحة العمل. يوضّح الجدول ما يمكن لكل دور فعله داخل الـ CRM.

• مدير مساحة العمل (tenant-admin) — وصول كامل لكل شيء في مساحة العمل، بما في ذلك المستخدمون والأدوار والفوترة والإعدادات.
• المدير — يدير فريق المبيعات: وصول كامل للـ CRM عدا حذف السجلات، ويرى كل المهام ونشاط الفريق، ويطّلع على التقارير.
• مندوب المبيعات — يعمل على الصفقات يوميًا: ينشئ ويعدّل العملاء والعملاء المحتملين وجهات الاتصال والفرص، ويدير مهامه الخاصة.
• الدعم — يساعد العملاء: يعرض العملاء، ويضيف جهات اتصال، وينشئ ويكمل المهام.
• المشاهد — وصول للقراءة فقط لسجلات الـ CRM والتقارير.

13الإعدادات والاشتراك والفوترة

يدير مدير مساحة العمل مساحة العمل من الإعدادات — بيانات الشركة والتفضيلات والاشتراك.

• حدّث اسم مساحة عملك وبيانات التواصل والتفضيلات.
• اطّلع على خطتك الحالية وحدودها وتاريخ فترتك التجريبية أو التجديد.
• رقِّ أو غيّر الخطة لفتح مستخدمين ومميزات أكثر — تُطبَّق الحدود الجديدة فورًا.

14الأسئلة الشائعة

هل يمكنني التبديل بين العربية والإنجليزية؟

نعم. استخدم مبدّل اللغة في أي وقت؛ فالواجهة كاملة وهذا الدليل ثنائيا اللغة بالكامل ويدعمان العربية من اليمين إلى اليسار.

ماذا يحدث عند انتهاء فترتي التجريبية؟

سيُطلب منك اختيار خطة مدفوعة للحفاظ على الوصول الكامل. الخطة المجانية متاحة دائمًا دون حدّ زمني.

كيف أضيف أعضاء فريق آخرين؟

ادعُهم من شاشة المستخدمين. إذا بلغت حد المستخدمين في خطتك، فرقِّ خطتك لإضافة مقاعد أكثر.

هل بيانات مساحة عملي خاصة؟

نعم. كل مساحة عمل (مستأجر) معزولة — عملاؤك وعملاؤك المحتملون وصفقاتك مرئية فقط للمستخدمين الذين تدعوهم.